Werkgevers verwerken veel persoonsgegevens van hun werknemers. Deze zijn vaak opgeslagen in een personeelsdossier. Werkgevers mogen alleen een personeelsdossier aanleggen als dat noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst of een aanstelling als ambtenaar uit te voeren. En zij moeten daarbij rekening houden met de privacy van hun werknemers.

Voorwaarden personeelsdossier

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) geven de voorwaarden voor het aanleggen van personeelsdossiers. Werkgevers: 

• zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;

• mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten ter zake doen;

• moeten de werknemers informeren, onder andere over welke gegevens zij verzamelen, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond;

• moeten de persoonsgegevens passend beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;

• mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;

• moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien - dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier - en eventueel te rectificeren te beperken of te verwijderen;

• moeten werknemers afzonderlijk wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens op grond van het gerechtvaardigd belang;

• moeten werknemers in voorkomende gevallen de mogelijkheid bieden hun recht op dataportabiliteit uit te oefenen.

Inhoud personeelsdossier

De werkgever mag onder meer de volgende gegevens in het personeelsdossier opnemen:

Persoonlijke gegevens:

• Personeelskaart;

• BSN nummer;

• Kopie geldig identiteitsbewijs;

• Sollicitatiebrief;

• Curriculum vitae;

• Kopie loonbelastingverklaring;

• Eventueel Verklaring omtrent Gedrag (VOG);

• Voor buitenlandse werknemers: tewerkstellings- en/of verblijfsvergunning.

Arbeidsovereenkomst, pensioen en bijzondere afspraken:

• Kopie bevestigingsbrief indiensttreding;

• Arbeidsovereenkomst inclusief eventuele bijlagen en eventuele aanvullingen of wijzigingen van de arbeidsovereenkomst;

• Correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag;

• Regelingen met betrekking tot bonussen en targets;

• Geheimhoudingsverklaring;

• Reglement/gegevens mobiele telefoon;

• Reglement/gegevens laptop;

• Auto van de zaak/leaseautoregeling;

• Onkostenvergoeding;

• Reiskostenvergoeding;

• Documenten over pensioenafspraken;

• Gegevens over verzekeringen;

• Afspraken over kleding, beschermingsmiddelen, materialen en gereedschappen.

Arbeidstijden, verzuim en verlof:

• Afspraken werktijden;

• Roosters/werkschema’s en planningen van ploegendiensten;

• Vakantie- en verlof regelingen;

• Afspraken correspondentie over werkdagen;

• Administratieve verzuimgegevens; verzuimfrequentie (hoe vaak medewerker er niet is);

• ADV/ATV-regelingen;

• Arbeidstijdregistratie;

• Afspraken over bijzonder verlof;

• Correspondentie arbodienst en UWV;

• Afspraken sabbatical;

• Zwangerschaps-, ouderschaps- of zorgverlofregeling;

• Eventueel regeling verlofsparen.

Functie, functioneren en ontwikkeling:

• Functieomschrijving;

• Salarisindeling;

• Persoonlijke targets en gegevens die hiermee te maken hebben;

• Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die door werknemer voor akkoord of gezien zijn getekend;

• Brieven, e-mails, verslagen en andere correspondentie die verband houden met het functioneren;

• Persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende;

• Afspraken verbetertrajecten;

• Overzicht loopbaan en afspraken hierover: actieplan, ontwikkelingsplan, toegekende promoties of demoties, uitgesproken wensen, toezeggingen of verbetertrajecten;

• Afspraken over scholing en informatie over cursussen en opleidingen;

• Evaluaties;

• Waarschuwingen;

• Verslagen herplaatsingstrajecten.

Diversen:

• Documenten over subsidies;

• Regelingen kinderopvang;

• Kopieën diploma’s, getuigenschriften, certificaten;

• Correspondentie en documenten loonbeslag;

• Verslag Arbo-inspectie en Arbo-instructie werkplek;

• Afspraken thuiswerkregeling;

• Bijzonderheden.

Veel punten kunnen ook opgenomen zijn in de arbeidsovereenkomst, CAO en/of medewerkershandboek. Werknemers hebben recht op toegang/ inzage in hun personeelsfile.

Wat mag niet opgenomen worden in het personeelsdossier of onder voorwaarden

• Medische gegevens: Werkgever mag medische gegevens in principe niet opnemen in het personeelsdossier.

• Strafrechtelijke gegevens: werkgever mag strafrechtelijke persoonsgegevens alleen onder strikte voorwaarden verwerken:

  • de verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om de belangen van de werkgever te beschermen;

  • het gaat om strafbare feiten die zijn of worden gepleegd jegens de werkgever of jegens zijn werknemers;

  • de verwerking vindt plaats volgens de regels die zijn vastgesteld in overeenstemming met de Wet op de ondernemingsraden.

Wie heeft toegang tot het personeelsdossier?

Het personeelsdossier is alleen toegankelijk voor personen voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om hun werkzaamheden te kunnen doen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de directe leidinggevende of medewerkers van de afdeling personeelszaken.

Bewaar termijn documenten personeelsdossier

Dat hangt af van het soort gegevens. De werkgever is wettelijk verplicht sommige gegevens uit het personeelsdossier een bepaalde tijd te bewaren. Werkgever moet gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat werknemer uit dienst is. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs moet de werkgever 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.

Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar na einde dienstverband. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig?, dan moet de werkgever ze direct verwijderen. Voorbeelden van dit soort gegevens zijn: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

De werkgever kan gegevens van een (ex-)werknemer langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.

Wil jij met dit onderwerp aan de slag, maar zie je door de bomen het bos niet meer, weet je niet waar je moet beginnen of heb je geen tijd om het zelf te doen, neem dan contact op met HR Motion. Ik kan je in de juiste richting wijzen of het gehele project of gedeelten ervan voor jullie uit te voeren.

Disclaimer: HR Motion deelt haar kennis graag met geïnteresseerden. Informatie is aan veranderingen onderhevig en we trachten het zoveel mogelijk up to date te houden. HR Motion is niet en draagt geen verantwoordelijkheid voor de HR activiteiten van andere partijen. Voor de inhoud van dit document kunnen wij dan ook geen aansprakelijkheid aanvaarden en evenmin kunt u er rechten aan ontlenen. Wij adviseren bij juridische vraagstukken altijd de diensten van een jurist in te schakelen.