In een tijd waarin alles gedigitaliseerd wordt en personeel schaars, kun je als HR niet achterblijven. Wat brengt het digitaliseren van HR je eigenlijk, waarom zou je het doen en wat schiet je ermee op? In dit artikel vind je antwoorden op deze vragen en een stappenplan hoe je HR bij jouw organisatie kunt digitaliseren. Ben je al bekend met digitaliseren, scrol door naar het kopje stappenplan.

Wat is het digitaliseren van HR eigenlijk?

Het vastleggen van de personeelsdata in digitale systemen. Welke data dit is, kan verschillend zijn. De salaris administratie maar ook verzuim, verlof, talent management, competentie management, performance management, declaraties – eventueel de data in het wervings- & selectie proces. Als organisatie bepaal je hoever je wilt gaan. Data vastleggen is handig, maar als je er uiteindelijk niets mee doet, is het zonde van de tijd en moeite. Je hoeft niet alle data in een keer te digitaliseren, je kunt in fasen modules toevoegen en uitbouwen.

Door het vastleggen van de personeelsdata in één systeem, heb je één bron van informatie. Je hoeft niet meer alle verschillende (Excel) bestanden bij te houden, wat je veel tijd scheelt en de kans op fouten verminderd. Je kunt het systeem zo in richten dat er automatische berichten uitgaan naar belanghebbenden bij indiensttreding en overige mutaties. Dit voorkomt dat HR veel handmatige handelingen moet doen om iedereen geïnformeerd te houden. Vaak kunnen systemen worden gekoppeld met andere IT programma’s binnen je organisatie, waardoor administratieve handelingen automatisch gaan. Sommige systemen hebben zelfs de mogelijkheid om via elektronische uitwisseling te worden gekoppeld aan de systemen van externe partijen zoals de ARBO, pensioen, belastingdienst en het UWV.

Je kunt herinneringen aanmaken waardoor je wordt geïnformeerd wanneer je het contract van een medewerker moet gaan verlengen, of juist formeel moet gaan opzeggen. Hoe lullig is het dat doordat HR vergeten is de werknemer te informeren over de beëindiging, het contract automatisch wordt verlengd en je de werknemer in dienst moet houden.

Veel systemen hebben een medewerkers zelfservice (employee self service – ESS) waardoor medewerkers toegang tot de data hebben, zoals salarisstroken en andere documenten. Medewerkers kunnen veel handelingen zelf doen, wat het HR team en managers tijd scheelt. Via dit ESS kan de werknemer vrij vragen, declaraties invoeren, aanvragen doen voor materiaal enzovoort. De manager kan het verzoek digitaal goed keuren en het systeem werkt alles automatisch bij. De papieren briefjes met handtekeningen worden verleden tijd.

Wanneer je ervoor kiest om ook het functioneren en de gesprekkencyclus te digitaliseren of te gaan werken met performance, competentie en talent management, creëer je inzicht in hoe werknemers functioneren, wat de training- en opleidingen behoefte is en hoe het ervoor staat met de talent pool.

Je maakt veel data eenvoudig toegankelijk en hoeft niet handmatig de diverse bestanden door. Je bent minder tijd kwijt met administratieve taken waardoor je je kunt richten op tactisch en strategische thema’s. De workflows zorgen ervoor dat de HR processen gedigitaliseerd zijn en sneller worden doorlopen. De herinneringen en checks die je in het systeem kunt vastleggen voorkomen dat je essentiële dingen vergeet. Doordat je data in systemen vastlegt, kun je gaan analyseren en krijg je inzicht in de prioriteiten waar je als HR en management aan moet werken. Een HR systeem kost geld, maar als je het goed inricht, gaat het je ook veel geld besparen. Tijd is geld, maar ook overmatig verzuim en werknemers die onder de maat functioneren kosten veel geld. Zo zijn er meer redenen te bedenken waarom een investering in de digitalisering van je HR, rendement op kan leveren.

Het stappenplan

Je hebt net gelezen wat het digitaliseren van HR je allemaal oplevert, maar waar moet je nou beginnen? Vooral als je nog niet eerder HR gedigitaliseerd hebt of misschien nooit met HR software hebt gewerkt, weet je misschien niet wat er allemaal mogelijk is. Er zijn zoveel software aanbieders met allemaal verschillende opties. Deze aanbieders willen je met alle wil van de wereld helpen met het zo goed mogelijk implementeren, maar zij laten alleen de mogelijkheden zien die zij aanbieden. Maar jij wilt wat het beste is voor jouw organisatie. Software moet ondersteunend zijn aan wat jij wilt en niet leidend. Dit stappenplan bevat tips en is een leidraad hoe je de HR in jouw organisatie kan digitaliseren.

1.    In kaart breng wat je wilt digitaliseren.

Krijg inzichtelijk wat je wilt digitaliseren. Dit is niet alleen een HR feestje, maar vraag ook naar de behoefte van andere afdelingen, management, ondernemingsraad, managers en medewerkers. Accounting wil graag een goede aansluiting met de boekhouding, IT een systeem dat veilig is en kan worden onderhouden. Managers inzicht in de bezetting en medewerkers in hun verlof te goed.

Stel vragen als:

• Wat heeft jouw afdeling van HR nodig?

• Wat heeft HR van jouw afdeling nodig?

• Wat zou je graag willen en heb je suggesties met betrekking tot digitaliseren?  

• Zijn er veranderingen op komst waar we rekening mee moeten houden?

• Met welke software programma’s werken jullie en is het nodig dat de systemen aan elkaar worden gekoppeld?

Verzamel het wensenlijstje, maar maak wel een duidelijk onderscheid in wat je echt nodig hebt en wat handig zou kunnen zijn – de ‘need to have’ en de ‘nice to have’. Prioriteer ze indien nodig. Wellicht kunnen sommige verzoeken niet ingewilligd worden of pas op een later moment wanneer je het software pakket gaat uitbreiden met extra modules.

2.    Maak een Overzicht van Eisen.

Gebaseerd op hetgeen je in stap 1 in kaart hebt gebracht, maak je een Overzicht van Eisen. Dit overzicht stuur je samen met de offerte aanvraag naar de software aanbieder en is je leidraad bij de implementatie. In het overzicht staan ook het aantal gebruikers, taaleisen, IT eisen, eventueel eisen voor internationale toepassingen zoals buitenlandse payroll, eisen aan ondersteuning enzovoort.

3.    Benader software partijen en maak een keuze.

Benader potentiële software partijen voor een offerte en stuur ze het overzicht van eisen.  Vraag in welke mate zij ondersteunen bij de software implementatie. Sturen ze je alleen een link om te installeren of helpen zij met de inrichting en implementatie. Hoe zit het met toekomstige ondersteuning en wat zijn de tarieven hiervoor? Ook interessant om te weten is in hoeverre de aanbieders software updates uitvoeren wanneer er nieuwe wet- en regelgeving wordt doorgevoerd.

Van de partijen die een offerte hebben gestuurd, kun je een shortlist maken voor de software demonstraties. Door meerdere opties te bekijken, krijg je een beter inzicht en kun je vergelijken.  Tijdens de software demo’s is het handig dat de verschillende stakeholders aanwezig zijn en in ieder geval iemand van het IT team.

Criteria waar naast prijs op geselecteerd kan worden:

• Wordt er aan de criteria in het Overzicht van Eisen voldaan?

• Hoe gebruiksvriendelijk is de software? Bieden ze medewerker zelf service (ESS) en bijvoorbeeld een app voor op de telefoon?

• Hoe zit het met het implementeren en de softwareondersteuning later?

• Kun je uitbreiden?

Een tip – probeer zoveel mogelijk gebruik te maken van hetgeen de aanbieder standaard biedt en voorkom dat je te veel custom made oplossingen gaat gebruiken. Indien de aanbieder een software update uitvoert, zal hij altijd zorgen dat de standaard modules functioneren. Met de custom made oplossingen wordt niet altijd rekening gehouden en werken soms na de update niet meer.

Nog een tip – digitaliseer HR in fasen en begin bij de basis, zoals salaris administratie, personeelsfile, verlof en verzuim. Bouw vervolgens uit met bijvoorbeeld performance management. Alles in een keer vergt heel veel voorbereiding en voorwerk en ook bij de implementatie en het trainen van medewerkers wordt het misschien te massaal en is de verandering voor hen te groot.

4.    Implementeren en digitaliseren.

Maak samen met de software aanbieder een plan voor het implementeren van de software. Welke data moet je aanleveren en wanneer? Ondertussen kun je – indien nog niet beschikbaar – de papieren documenten uit de personeelsfile digitaliseren. Houdt wel rekening met de beveiligingseisen, privacy wetgeving en AVG.

Het hebben van een overzicht met alle processen en workflows die gedigitaliseerd moeten worden, helpt bij het bespoedigen van de implementatie. Het meest ideale is dat de processen al zodanig zijn uitgeschreven dat er wordt aangegeven welke stappen er genomen moeten worden en wie wat moet goedkeuren. Werk met functietitels en niet met namen van individuen. Probeer zoveel mogelijk te standaardiseren.

Betrek IT en andere stakeholders zodat ook tijdens de implementatie met hun eisen rekening wordt gehouden.

5.    Training & documentatie

Om te zorgen dat medewerkers gebruik gaan maken van de software is een goede training met ondersteunende documentatie en handleidingen belangrijk. Houd het clean & simple – Jip & Janneke. Maak de trainingen en handleidingen passend bij de doelgroep. Zorg dat de digibeten en de medewerkers die niet dagelijks met computers werken, mee kunnen.

Plan trainingssessies voor medewerkers en voor managers, bij voorkeur in een setting waarbij deelnemers vragen kunnen stellen en actief deel kunnen nemen. Niet te grote groepen dus. Je kunt overwegen om meerdere mensen als trainer in te zetten en een train de trainer programma op te zetten. Je kunt werken met één handleiding voor iedereen of met gerichte handleidingen voor de verschillende doelgroepen.

Plan eventueel opfristrainingen of maak een training digitaal beschikbaar als naslagwerk. Ook tijdens de onboarding van nieuwe werknemers, is training belangrijk.

6.    Communicatie

Neem medewerkers mee in het proces. Al tijdens het voorwerk informeer je hen over wat er komen gaat zodat zij zich er mentaal op voor kunnen bereiden. Organiseer bijvoorbeeld een personeelsbijeenkomst, of besteed er tijdens team meetings aandacht aan. Je kunt ook een dashboard creëren met de voortgang en communiceren via andere middelen die je beschikbaar hebt – posters, filmpjes op TV schermen – verzin het maar.

Laat in de communicatie duidelijk naar voren komen wat de voordelen voor de werknemers zijn. Het digitaliseren van HR is een veranderproces. Voor sommige werknemers is digitaal gaan heel spannend en levert het veel weerstand op. Goed communiceren is daarom erg belangrijk.

7.    Live gang

Maak de livegang een happening en vier het. Het digitaliseren van HR is immers een investering in het belang van allen, ook medewerkers. Doe iets ludieks, bestel taart of deel een gadget uit.

8.    Borging

Na het live gaan, borg je het gebruik door te evalueren wat er wel goed gaat, wat niet en ga dit verbeteren. Blijf medewerkers trainen, doe opfriscursussen en met name voor activiteiten die maar één keer per jaar voorkomen. Verwijs medewerkers naar de handleidingen en verwen ze niet door het voor ze te doen.

Wil jij HR digitaliseren, maar zie je door de bomen het bos niet meer, weet je niet waar je moet beginnen of heb je geen tijd om het zelf te doen, neem dan contact op . Ik kan je in de juiste richting wijzen of het gehele project of gedeelten ervan voor jullie uit voeren.